Nhiệm vụ của một người quản lý mua sắm

Bất kỳ tổ chức làm việc với động cơ của sản xuất và bán hàng cho một lợi nhuận được cho là trong một doanh nghiệp.

Đối với bất kỳ kinh doanh để chạy thành công nó đòi hỏi sự hỗ trợ của chức năng khác nhau hay chia rẽ.

Một số trong những đơn vị có thể là-

Tài chính & Kế toán : họ quản lý tất cả các sổ sách kế toán, giữ các tab trên chi phí và quản lý lợi nhuận và thua tài khoản cũng như thực hiện các dự báo và lập ngân sách cho tương lai của doanh nghiệp.

Bán hàng và Marketing : họ chăm sóc của tiếp thị các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng. Tiếp thị hiệu quả và đạt các đối tượng mục tiêu phù hợp cho kinh doanh dẫn đến việc đóng cửa ngày giao dịch bán hàng.

Nguồn nhân lực : những người này quản lý tuyển dụng, tuyển dụng, bồi thường và lợi ích và cơ hội phát triển nghề nghiệp của những người làm việc cho doanh nghiệp.

Mua sắm : đội bóng này là trách nhiệm mua sắm hoặc mua vật liệu và các dịch vụ kinh doanh đòi hỏi phải hoạt động trơn tru.

Hàng hóa cần phải được mua sắm có thể được của hai loại trực tiếp hoặc gián tiếp-

Hàng hóa trực tiếp là những người được sử dụng như là đầu vào (hoặc các thành phần) để sản xuất, sản xuất các sản phẩm chính đang được sản xuất để bán trên thị trường. Ví dụ: Gỗ sử dụng để làm đồ nội thất.

Hàng gián tiếp là những người được yêu cầu để hỗ trợ quá trình sản xuất chính. Ví dụ: Thiết bị văn phòng hoặc cơ sở hạ tầng CNTT (máy tính để bàn, máy in)

Vì vậy, tùy thuộc vào loại sản phẩm đang được mua, quá trình này được gọi là mua sắm trực tiếp hoặc gián tiếp.

Chúng ta hãy xem những gì vai trò không quản lý mua sắm chơi trong trường hợp hàng hóa gián tiếp?

Để mua bất kỳ tốt, nó cần phải đi qua các nhịp điệu của một vài bước như mô tả dưới đây. Đây là bước lý tưởng của quá trình bước một mua sắm bất kỳ tốt nên đi qua. (Tại sao điều quan trọng là một bài viết hoàn toàn mới trong chính nó!)

Bước 1 - mua trưng dụng (một tài liệu hoặc yêu cầu đưa ra bởi một bộ phận của một hàng hóa hay dịch vụ phải được lấy từ các nhà cung cấp)

Bước 2 - Lựa chọn một nhà cung cấp (Một nhà cung cấp là một công ty kinh doanh mà bán hoặc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ)

Bước 3 - Tạo ra một Yêu cầu báo giá (RFQ) (một tài liệu chuẩn bị của các nhà cung cấp nói mô tả của hàng hóa hay dịch vụ mà họ đang cung cấp và giá cả cho cùng, cũng như các điều khoản và điều kiện)

Bước 4 - Xác định Giá (so sánh giá nhận được từ nhà cung cấp khác nhau và lựa chọn một nhà cung cấp dựa trên các yếu tố khác nhau như chất lượng tốt, dịch vụ, giá cả, đàm phán vv)

Bước 5 - sáng tạo Đơn đặt hàng (một tài liệu đó là một hợp đồng giữa nhà cung cấp và người mua trong đó nêu rõ các điều khoản và điều kiện, giá cả, số lượng của hàng hóa họ đang cung cấp)

Bước 6 - Xúc (các bước liên quan trong việc đảm bảo hàng hóa được nhận như mỗi ngày giao hàng được yêu cầu từ các nhà cung cấp)

Bước 7 - Tiếp nhận những điều tốt đẹp (tài liệu nhập một lần hàng hoá được nhận tại bến tàu tiếp nhận hoặc kho của người mua và bản sao cung cấp cho các nhà cung cấp cũng-bằng chứng về việc cung cấp tốt)

Bước 8 - Hoá đơn (một hóa đơn được gửi bởi nhà cung cấp yêu cầu phê duyệt và thanh toán vì lợi ích cung cấp cho người mua)

Bước 9 - Nhà cung cấp theo dõi và đánh giá hiệu suất (quá trình đánh giá dịch vụ của các nhà cung cấp dựa trên nhiều yếu tố như chất lượng hàng hoá được cung cấp, kịp thời cung cấp và tuân thủ các điều khoản và điều kiện)

Một quản lý mua hàng là trách nhiệm đảm bảo rằng các chức năng chu kỳ trên suốt và vì lợi ích tốt nhất có thể của doanh nghiệp.

Điều này liên quan đến nhiều thứ như -

Thứ nhất, dự báo nhu cầu của doanh nghiệp. Ông chịu trách nhiệm thu thập đầu vào cần thiết từ các phòng ban khác nhau và đo các yêu cầu tương lai cho công ty. Đây là một khía cạnh quan trọng để đảm bảo rằng các tài liệu và các dịch vụ được cung cấp đủ số lượng trong một thời gian hợp lý.

Sẽ có một số tốt và dịch vụ liên tục trong nhu cầu, do đó một quản lý mua sắm hiệu quả sẽ làm việc với nhà cung cấp của mình và ký kết hợp đồng sẽ cung cấp cho các công ty một dòng chảy đảm bảo các mặt hàng này và cũng ở một mức giá tốt. Thông qua đàm phán và ký hợp đồng với các nhà cung cấp hứa hẹn nhất, một trong những tạo một win-win tình hình tiếp nhận vật liệu chất lượng tốt với giá cả tuyệt vời và cho các nhà cung cấp một khách hàng cố định trong thời gian của hợp đồng. Theo cách này, Giám đốc mua thành công có thể để xây dựng và duy trì mối quan hệ với cơ sở cung cấp của mình.

Ông cũng chịu trách nhiệm tạo điều kiện cho "quá trình mua sắm dòng 'tổng thể . Làm thế nào để bộ phận khác nhau nâng cao một trưng mua? Chấp thuận những gì họ cần làm gì? Làm thế nào các phê chuẩn sẽ đạt được và tài liệu? Những gì ngưỡng, nếu có, về số lượng cần phải được thiết lập tại chỗ? Được yêu cầu mua hàng lớn lên trong một hướng dẫn sử - định dạng email hoặc giấy hay không quy mô và nhu cầu đầu tư bảo đảm công ty trong một nền tảng mua sắm toàn diện? Đây là một số trong những câu hỏi quan trọng mà một quản lý Đấu thầu sẽ có trách nhiệm giải quyết cho.

Sau khi mua sắm dòng chảy quá trình được thành lập, ông cần phải đo lường hiệu quả của dòng chảy này và thiết lập chính chỉ số thực hiện ở vị trí cho nhau.Ông cần phải giám sát và theo dõi hiệu suất của nhóm của ông được hoặc làm việc trên các yêu cầu khác mua hoặc đơn đặt hàng mua, hoặc xúc với các nhà cung cấp hoặc tài liệu / vào biên lai tốt 'vào hệ thống vv Một hệ thống hiệu quả sẽ được xác định quay lại Thời gian giữa trưng dụng để nhận được tốt. Nếu quá nhiều mặt hàng sai có được nhận được sau đó có thể có một nhu cầu để xác nhận đơn đặt hàng mua cho chính xác trước khi chúng được gửi đến các nhà cung cấp. Cũng cần phải được kiểm toán và kiểm tra xem nếu mua sắm đang diễn ra theo các tổ chức tuân thủ và chính sách mua hàng.

Truyền thông & Đào tạo - Đối với các chu kỳ khác nhau mà làm việc trong các bộ phận khác nhau của công ty, quản lý mua sắm phải cũng đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia vào những chu kỳ hoặc các luồng được đào tạo đầy đủ. Folks cần phải biết làm thế nào để nâng cao một trưng dụng, họ cần phải được tiếp cận và đào tạo về cách điền vào các hình thức, được sự chấp thuận vv Nếu có bất kỳ thay đổi trong các quy trình, quản lý đấu thầu phải đảm bảo thông tin liên lạc và đào tạo được cung cấp tốt trước để đảm bảo hoạt động không bị cản trở hoặc bị chậm lại.

Các bộ phận mua hàng tương tác rất nhiều với việc phân chia các khoản phải trả khoản và giúp lưu thông thông suốt của các hóa đơn và quá trình thanh toán. Một trong những quy trình phù hợp với hóa đơn hiệu quả là cách kết hợp ba giữa hóa đơn, đơn đặt hàng và nhận tốt. Bất cứ khi nào có một ngoại lệ phù hợp trong trường hợp này, nó được giải quyết cùng nhau giữa mua hàng, khoản phải trả và nhận được tốt. Để hỗ trợ quá trình này, quản lý đấu thầu phải đảm bảo tất cả các mua hoặc mua hàng được giao dịch thông qua một quá trình cài đặt hoặc thông qua hệ thống thu mua. Tài liệu chính xác và đầy đủ và đóng cửa giao dịch mua bán sẽ giúp đỡ trong việc giải quyết các tranh chấp có thể phát sinh trong thanh toán bù trừ của hoá đơn.

Cũng giống như trong một hàng ngày và mua bán kịch bản, cũng sẽ có những lần nhận hàng hóa mà không có chất lượng tốt hoặc sự hài lòng của người mua.Quản lý mua sắm cũng chịu trách nhiệm thu thập tất cả các thông tin phản hồi như vậy liên quan đến các dịch vụ tốt hay và sau thông qua với các nhà cung cấp trên cùng. Anh ta cần phải thảo luận và xây dựng một chiến lược để xử lý trường hợp này.

Với tất cả các trách nhiệm trên, một người quản lý mua sắm Mục tiêu tổng thể là cung cấp cho công ty của mình, hàng hoá và dịch vụ tốt nhất có thể, trong một cách kịp thời và ở một mức giá tuyệt vời! Ông cần phải giữ một mắt sắc nét về các tùy chọn khác nhau về hàng hóa thay thế, nhiều nhà cung cấp và liên tục thương lượng giá cả cạnh tranh cho hàng hóa của mình. Đó là một vai trò rất khó khăn và mệt mỏi và một trong đó luôn luôn có phạm vi để nâng cao thanh.

Vụ mua sắm có một tác động rất lớn trên tổng chi phí của doanh nghiệp và có khả năng thực hiện hoặc phá vỡ toàn bộ tài chính của họ.